Descripción Documental
Fueron identificados, organizados y clasificados 150 ml de documentación de valor histórico entre las tres parroquias, de ahora en adelante citadas por el código aplicado a los municipios portugueses (Direção General de Arquivos [DGARQ], 2006), creando las guias descriptivas de cada una de las entidades.
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AGH16 (Catedral del Santíssimo Salvador, Angra do Heroísmo, Terceira);
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PDL12 (Iglesia Matriz de São Sebastião, Ponta Delgada, San Miguel);
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HRT08 (Iglesia Matriz del Santíssimo Salvador, Horta, Faial).
La clasificación documental fue realizada mediante el uso del Aplicativo Atom (Acces to Memory), programa de acceso libre para descripción archivística creado por el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Se aplicaron las normas establecidas por la CIA:
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ISAD-G (CIA, 2002), que posibilita la descripción y establece estrategias para recuperación de los documentos por medio de diferentes niveles, desde los más genéricos a los específicos (Fondo, Subfondo, Sección, Serie, Subserie y Unidad de Instalación simple y compuesta).
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ISAAR CPF (CIA, 2004), para el egistro de las informaciones relativas a la inscripción de la autoridad, que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos.
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ISDIAH (CIA, 2008), para el registro de las instituciones que custodian los acervos archivísticos.
La consulta del Código del Derecho Canónico (de 1983, basado en el de 1917), legislación que regula todos los segmentos de la vida eclesiástica, permitió la estructuración del cuadro de clasificación documental que refleja la estructura orgánica y funcional de las parroquias.
Se consideraron documentos históricos aquellos que sumando un siglo de antigüedad deberán conservarse de manera permanente para fines probatórios, informativos o de investigación, una vez perdida su utilidad administrativa (c de la linea 3, artículo 4º, del Decreto de Ley portuguesa nº16/93 “regimen general de archivos de conservación de património archivístico”, 1993). Esta norma contempla uma excepción, la integración en el archivo definitivo de documentos más recientes, que integran series documentales iniciales con fecha anterior a 1923 consideradas definitivas y cerradas, que no recibirán incorporaciones. Con la particularidad de, en el caso de no presentar menos de 75 años de antigüedad, no ser disponibilizadas al público sin considerar las restricciones legales (impuestas por la
linea 3, artículo 31º de la también Ley nacional nº58/2019, destinada a la protección de públicos). De la intención de articular los archivos corrientes con la existencia de los definictivos surge, en algunos casos, la necesidadd de crear la figura del archivo intermedio, destinado a albergar aquellos documentos que, habiendo perdido su utilidad funcional inmediata, son agrupados y custodiados para futuras incorporaciones al archivo histórico.
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